Tener una comunicación efectiva en el trabajo es una de las soft skills que aporta más valor a cualquier perfil, ya seas un empleado, un emprendedor o empresario.
Por ahora, hasta que la IA no nos pise los talones del todo, nuestro tejido empresarial está conformado principalmente por personas que ocupan diferentes cargos pero, al fin y al cabo, personas que necesitan entenderse con otras personas.
De ahí que tener la habilidad de transmitir la información de unos a otros de manera clara, comprensible y relevante, sea crucial para que los mensajes sean interpretados de forma correcta por el receptor o receptores.
Y es importante porque comunicarse de manera efectiva significa ahorrar dinero que en muchas empresas se gastan subsanando los errores cometidos por malentendidos.
En este artículo te vamos a dar consejos y algunas herramientas que puedan ayudarte en tu comunicación efectiva, interna y externa.
Las claves para un buen liderazgo comunicativo y conseguir una comunicación efectiva en el trabajo
Si quieres ser un buen comunicador y practicar la comunicación efectiva, has de convertirte en un líder para tus equipos o colaboradores y así optimizar todos los procesos internos de tu organización.
Esta será una de las claves para conseguir una comunicación efectiva en el trabajo.
Para ello vas a necesitar desarrollar las siguientes habilidades:
1. ESCUCHA ACTIVA
No solo debes ser bueno eligiendo las palabras adecuadas para transmitir el mensaje que necesites pasar, sino que debes de ser aún mejor escuchando activamente y poniendo toda tu atención en lo que los demás te quieren transmitir.
Se dice que para ser un buen líder antes de hablar hay que pararse a escuchar.
2. EMPATÍA Y GRACIAS
Ser empático y agradecido. No es ningún secreto que la empatía va de la mano de la confianza. Si eres capaz de ponerte en el lugar del otro, tienes mucho terreno ganado a la hora de escoger el tono que merece el tema y el momento.
Lo de agradecido te lo decimos porque aunque parezca innecesario funciona muy bien felicitar a tu empleado, colaborador freelance o compañero cuando realiza un buen trabajo.
Ganarás mucha más confianza dando gracias que quejándote cuando cometen algún error y vas a mejorar la comunicación efectiva.
Está claro que la palabra “gracias” sigue siendo magia.
3. VISIÓN CLARA Y OBJETIVOS PRECISOS
Otra característica para ser un buen líder comunicativo y practicar la comunicación efectiva en el trabajo, es tener una visión clara.
Antes de transmitirlo a tus colaboradores, reflexiona muy mucho sobre el rumbo que va a tomar tu empresa y después comunícalo. No esperes a que nadie adivine la visión que tienes en mente y asegúrate de que queda entendido tu propósito.
Tener una visión clara y transmitirla es la única manera de que en el camino no se pierda foco, dirección ni motivación.
Y por último, en este apartado, te aconsejamos que comuniques a cada empleado, compañero o colaborador, un objetivo preciso acerca de su trabajo. Esto es de suma importancia para que él pueda entender el impacto real de su trabajo dentro de la empresa y se implique más.
Herramientas sobre las que te puedes apoyar para tu comunicación efectiva
Sea del tamaño que sea, todas las empresas precisan de un sistema de comunicación transparente, fluido y sencillo. Por suerte, a día de hoy, hay muchas herramientas tecnológicas que te lo ofrecen.
Presta atención a los ejemplos de las que te pasamos por aquí, sobre todo si trabajas en remoto con tus empleados, colaboradores o incluso con tus clientes.
Aquí queremos remarcar que te hablamos desde nuestra propia experiencia al haber probado bastantes métodos con el fin de:
- Ganar tiempos.
- Priorizar tareas.
- Comunicarnos de forma efectiva y actualizada.
- Evitar duplicidades.
- Simplificar nuestro día a día.
Y finalmente hemos elegido Trello, que es la herramienta que a nosotras nos funciona y la que mejor se ha adaptado a nuestro modo de trabajar, aunque no es la única que ofrece las mismas funcionalidades.
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TRELLO, NUESTRO CUADRO DE MANDO
Trello es una herramienta de trabajo que hace posible el trabajo colaborativo y la comunicación entre empleados y colaboradores de forma interna o remota.
En nuestro caso, por decirlo de algún modo, es nuestra extensión informática, ya que es el lugar en el que volcamos toda la información sobre las tareas que estamos desarrollando en el despacho, la jefa-compi y la compi-jefa, así como con nuestros colaboradores freelance.
Nos sirve para dar prioridad a los proyectos según el calendario de tareas de la empresa y cumplir con objetivos.
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ALTERNATIVA A TRELLO, POR EJEMPLO: NOTION
Notion es similar y algunos colaboradores nuestros la utilizan porque su visual y su forma de organizar y temporizar las tareas y subtareas, encajan mejor con ellos.
En concreto, su sistema facilita la división de labores, la comunicación efectiva y el feedback laboral gracias a la visualización concreta de los planes de acción a seguir a través de un calendario de tareas. También tiene versión gratuita por si lo quieres probar.
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PARA VIDEOCONFERENCIAS
No hay como un cara a cara, pero las videoconferencias son siempre mucho mejor opción que una llamada telefónica y además, se puede hacer con múltiples personas.
Es ideal para la comunicación con los colaboradores que no pueden asistir a una reunión presencial y para mantener encuentros virtuales con tus clientes.
Puedes utilizar Microsoft Teams, Zoom o Google Meet.
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PARA ALMACENAR Y COMPARTIR ARCHIVOS
Una de las herramientas de trabajo remoto que no pueden faltar en tu equipo de trabajo para la organización de la información es Google Drive. Efectivamente, este recurso te brindará muchas ventajas a la hora de teletrabajar.
El uso de esta herramienta digital te permitirá guardar y compartir archivos y acceder a ellos desde cualquier dispositivo, sin tener que ocupar más espacio en tu ordenador.
Subir los archivos es muy simple, y, lo mejor, es que puedes dejar comentarios sobre el archivo en los márgenes, sin tener que editarlos ni enviar mensajes aparte por otro sistema de mensajería porque se quedan guardados en el propio documento para que los vea la persona que colabora contigo en ese documento.
En nuestro articulo «PLANIFICACIÓN Y ORDEN EN LA CONTABILIDAD DE TU NEGOCIO» te contamos como utilizando esta herramienta podrás crear un archivo digital donde lo tengas todo ordenado y clasificado como si de un archivador físico se tratase. Haz clic aquí para leer el articulo en nuestro blog.
Esperamos que este artículo te sirva de ayuda para mejorar tu comunicación efectiva con tus empleados, colaboradores y clientes.
MªJosé y Mònica, Vela Gestió.
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