Para poder conocer bien tu negocio, lo primero que tienes que hacer es aprender a poner orden en la contabilidad de tu negocio, simplificar procesos y eliminar todo lo que no te haga avanzar.
¡Tú eres el único responsable de que tu proyecto avance!
Aquí te damos algunos consejos para que te resulte más fácil tener el control y orden en tu negocio, sobre todo en la parte financiera.
Consejo 1: Busca un método de archivo digital que facilite tu día a día, como por ejemplo: Google Drive.
¿Qué es y para qué sirve Google Drive?
Es una plataforma en la que puedes almacenar, compartir y acceder a todos los archivos de tu negocio: documentos, hojas de cálculo, formularios, imágenes, …
Utilizando esta herramienta podrás crear un archivo digital donde lo tengas todo ordenado y clasificado como si de un archivador físico se tratase.
Puedes clasificar por nombres, clientes o tipos de trabajo y además lo puedes poner en carpetas de diferentes colores para que la búsqueda de documentos te sea más fácil y rápida.
Otra de sus grandes ventajas es que no necesitas estar en la oficina para hacer consultas en los archivos, ya que puedes entrar a tu Drive desde cualquier dispositivo estés donde estés, ¿no es increíble?
Así, tendrás un archivo digital personalizado, estructurado, bonito y eficaz.
Esta carpeta se puede llamar: La Documentación de mi negocio o tu Docucarpeta.
Nosotras en el despacho solemos separaren dos grandes carpetas: FISCAL Y LABORAL
FISCAL
La idea es en que aquí guardes todo lo relacionado con tu actividad a nivel fiscal. Por ejemplo:
- Contrato de alquiler local, si es que tienes para ejercer tu actividad.
- Licencias, etc.
- Impuestos: mejor que los clasifiques por ejercicios.
- Documentación Contable y divídela a su vez de la siguiente manera:
- INGRESOS: facturas emitidas e ingresos. Consejo: Emite factura en cada inicio de colaboración con un cliente. Si es una colaboración mensual y cada mes el cliente recibirá tu factura, deja bien claro el día de facturación, forma de pago y día de pago de la misma.
- GASTOS: facturas recibidas y gastos deducibles en el negocio.
Si tienes la carpeta creada es muy fácil. Cada vez que te llegue una factura a tu correo electrónico, la descargas y la archivas directamente en la carpeta de tus Facturas recibidas En otros casos, hay proveedores o colaboradores que no te envían la factura a tu correo y has de consultar en su web para poder descargarla. Hazlo cada mes para no olvidarte de ningún gasto de tu negocio.
Es importante tener en cuenta que hay gastos que son deducibles según tu actividad, como por ejemplo:
- Seguridad Social.
- Suministros de oficina.
- Gastos financieros.
- Gastos de formación.
- Asistencia a Congresos, ferias o cursos.
- Servicios de profesionales como: desarrolladores web, copys, community manager, abogados, asesores, economistas,…
- Herramientas que necesitas para el desarrollo de tu negocio.
- Herramientas de facturación (cuando son de pago)
- Cuotas para asociaciones empresariales.
LABORAL
La idea es en que aquí guardes todo lo relacionado con tu actividad a nivel laboral. Un ejemplo:
- Alta de autónomos en Seguridad Social.
¿Sabes cuáles son las áreas de contabilidad de tu negocio que tienes que llevar al día?
De entrada, te parecerá abrumador si es la primera vez que lo haces, pero si le prestas atención diariamente verás que todo te sale casi automático.
Dentro de la contabilidad de tu negocio te aconsejamos que lleves correctamente:
- Libro de registro de ventas e ingresos.
- Libro de registro de compras y gastos.
- Libro registro de bienes de inversión.
- Control de pagos y cobros.
Máxima atención a los gastos fijos como: seguros, alquiler, seguridad social, pago mensual de herramientas, … ¿Puedes prescindir de alguno? Analiza periódicamente si hay algún gasto que no es imprescindible ya para tu actividad (quizá lo fuera al principio, pero ahora ya no te sea necesaria).
Demasiadas mini tareas para tener en mente; planifícalas y verás como es más sencillo de lo que parece
Consejo 2: Planifícate para llevar tu contabilidad al día, ¿cómo?
La contabilidad no tiene que ver con los booms de trabajo, se puede anticipar su gestión porque una vez tu negocio está creado tendrás una rutina contable.
Nosotras te aconsejamos que te plantees el control de tu contabilidad así:
- Tareas diarias, puntuales y rutinarias. Día a día del negocio
Como la emisión de una factura emitida, el archivo de una factura recibida por correo electrónico y la revisión de ingresos y/o gastos de tu cuenta bancaria.
- Tareas quincenales o mensuales. Contabilizar.
Para poder tener la contabilidad de tu negocio al día, has de contabilizar:
- Toda la documentación del período, ya sean 15 días o un mes.
- Los ingresos.
- Los gastos y/o bienes de inversión.
- Los pagos y cobros correspondientes al período.
Estas tareas las puedes realizar tú mismo o delegarlas.
- Mensual, trimestral y anual. Análisis
De la misma manera que las anteriores, puedes encargarte tú o contratar a algún asesor externo para que te ayude a realizar los informes y las previsiones de tu negocio.
La revisión y análisis es muy necesario para verificar si cuentas con todos los recursos indispensables y si tienes que eliminar o modificar sistemas, rutinas o modos de hacer dentro de tu negocio para llegar a donde te hayas propuesto.
Sin orden ni planificación desarrollas tu actividad, pero no velas por tu negocio
Un recopilatorio final para que el control, orden y la planificación de tu negocio no te abrume:
- Reflexiona y establece metas a corto, medio y largo plazo.
- Busca bloques de tiempo para observar cómo está avanzando tu proyecto respecto hasta dónde quieres llegar. Te aseguramos que si consigues aplicar y ser constante en esto, todo te resultará más fácil.
- Si sigues nuestros consejos y consigues integrar y mantener el hábito de trabajar con un orden en tu negocio, analizas y valoras cómo puedes mejorar, tomarás mejores decisiones en tu negocio.
Esperamos que este artículo te sea de mucha utilidad, vuelve a él cuantas veces necesites y compártelo con profesionales que puedan estar en la misma situación que tú.
Recuerda que las empresas exitosas siempre tienen presente que el análisis, orden y control en sus números les hace tomar decisiones financieras más acertadas.
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