En el ámbito empresarial tendemos siempre a pensar en productividad, pero ¿cuántas veces piensas en delegar?
Una buena gestión de negocio implica además la habilidad de la que hoy te vamos a hablar: la de saber delegar.
Esto significa tener la capacidad de confiar en las destrezas, experiencia y responsabilidad de otras personas para realizar las labores que se les encomiendan, con la seguridad de obtener buenos resultados en el tiempo establecido.
A veces esas otras personas son parte de tu equipo, pero también pueden ser profesionales externos a la organización, a los que vas a responsabilizar de tareas puntuales.
En este artículo vamos a ver:
- Las 4 ventajas de aprender a delegar en tu negocio.
- Diferencias entre delegar o traspasar tareas.
- Los 6 pasos a seguir antes de delegar tareas de manera eficaz.
Las 4 ventajas de aprender a delegar en tu negocio
Delegar tareas en tu negocio es esencial para tu crecimiento y eficiencia.
Te ponemos como referencia nuestro propio despacho, en el que ya hace tiempo comprendimos que había actividades, tanto rutinarias como puntuales, que era mejor delegar para salir ganando todo lo que te contaremos después.
Por ejemplo:
- Contratamos a una experta para ayudarnos con la digitalización de nuestro negocio.
- Hemos delegado una parte de nuestros textos de marketing en una profesional del copywriting.
- Pedimos a nuestros auditores la elaboración del documento legal de protección de datos.
1. Serás más productivo y eficaz
La productividad está muy ligada a saber delegar, no pierdas esto de vista.
Si eres un empresario o emprendedor, es esencial que seas lo más productivo posible, por lo que antes o después será necesario que delegues tareas (administrativas, de marketing u otras), y te centres en tu negocio y en las tareas que solo tú puedas hacer.
Si quieres hacer crecer tu empresa, recuerda que puedes contar con asesoras empresariales como nosotras, que no solo te ayudamos con los impuestos o el papeleo, sino también con la planificación, el autoconocimiento y el análisis estructural de tu negocio.
2. Reducirás el estrés
En cuanto empieces a delegar tareas te vas a sentir menos agobiado y más motivado en tu día a día.
Recuerda que la mayoría de veces, querer llegar a todo por ti mismo puede acarrear consecuencias negativas en tu bienestar profesional, ya que, aparte de necesitar más tiempo, vas a perder el foco sobre el trabajo que solo tú puedes hacer.
3. Aumentarás tu tiempo disponible
Es frustrante ver pasar las horas del reloj y tener la sensación de que no terminas el trabajo a la hora que habías previsto para estar con tu familia, ir a hacer deporte o salir con tus amigos.
Empieza a delegar funciones o tareas y ganarás tiempo no solo para tu trabajo sino también para ti mismo, por lo que podrás conciliar mejor tu vida personal y familiar.
4. Serás más feliz
Más libertad en tu trabajo es igual a más felicidad. En Vela Gestió somos defensoras declaradas del bienestar profesional y la felicidad empresarial.
Sabemos que si un día emprendiste y decidiste ser empresario fue porque querías ganar calidad de vida; así, desarrollar tu negocio no debería suponer más dolores de cabeza que trabajar por cuenta ajena.
Por lo que ser más feliz va a depender de tomar mejores decisiones, como es la de saber delegar tareas en el momento adecuado.
Diferencias entre delegar o traspasar tareas
Antes de continuar, queremos que entiendas los matices de las dos acciones que ponemos en el título de este apartado.
Ya sea que contrates a alguien para que forme parte de tu equipo o que lo contrates para alguna tarea puntual, has de tener en cuenta su formación respecto a tu empresa.
Esta persona será un profesional de su campo, pero si nunca antes ha colaborado con tu empresa no conocerá vuestra filosofía y modus operandi, y si nadie se lo explica, no esperes que acierte 100% lo que estás buscando.
Tómate el tiempo para una formación previa sobre cómo trabajas, valores y prioridades, entre otros, así como el procedimiento que tenéis establecido, si la actividad ya la estabas llevando a cabo con anterioridad.
En otro caso, si no delegas bien, es poco probable que el resultado esperado en el tiempo estimado sea óptimo porque no estarás delegando una responsabilidad sino traspasando una tarea.
Presta especial atención a la formación
Eres tú quien debe encargarse de la persona en la que vas a delegar. Si es una persona especialista en la materia, infórmala bien sobre lo que hace tu empresa y cuales son tus propios procesos, para que sepa lo que a ti te ha funcionado.
De esta manera, garantizarás que haya una continuidad con los procesos que tú estás implantando en tu empresa.
Te recomendamos que antes de nada evalúes:
- El tiempo real que te llevará informar y formar a esa persona.
- El tiempo que delegar la tarea te permitirá ahorrar.
- El grado de supervisión y el coste en tiempo si se produce algún fallo.
De esta manera, si, por ejemplo, vas a tardar más tiempo revisando la tarea del que ahorras haciéndola, mejor, no la delegues.
Delegar debe ser una acción sencilla e inmediata, no un proceso.
Los 4 pasos a seguir antes de delegar tareas de manera eficaz
A voz de pronto delegar puede parecer una tarea muy simple, pero cuando decidas hacerlo, que sea de forma metódica y eficaz. Te aconsejamos que sigas estos pasos:
1.Define siempre tus objetivos.
Si no defines lo que quieres, ¿cómo saber si lo estás consiguiendo? Como en todo, cuando tienes tu propia empresa no puedes dejarte llevar por sensaciones, debes de establecer siempre metas y objetivos.
2. Convierte tus objetivos en tareas para llegar hasta ellos.
Después hay que bajar esos objetivos a tierra y saber cómo los vas a conseguir, es decir, traducirlos a tareas para llegar hasta ellos.
3. Define la tarea y valora si es necesaria.
3 reflexiones previas que te aconsejamos sobre cada una de las tareas:
- ¿La tengo que hacer yo?
- ¿La puedo delegar?
- ¿La puedo eliminar?
Si la respuesta a la última pregunta es sí: borra y simplifica; cuanto más simplifiques tu gestión de negocio más fácil lo tendrás.
4. Identifica qué tareas son las que podrías delegar
Ahora que ya has analizado cuáles son las tareas importantes para tu negocio, identifica en las que eres muy bueno, que disfrutas y que dependen solo de ti, y las que podrías delegar sin que eso afecte a la calidad de tu trabajo para con tus clientes.
Tips finales para aprender a delegar en tu empresa
- Escribe una descripción con el mayor número de detalles de la tarea a delegar, incluyendo la inversión que harás y el tiempo que dejas de entrega.
- Acuérdate del compromiso con la nueva persona que contratas: si no formas, solo trasladarás tareas a alguien sin conseguir buenos resultados.
- Haz un seguimiento y medición. Lo que no se mide, no se puede valorar. Pon objetivos claros con plazos establecidos.
Y si ya es tu momento de empezar a delegar, cuenta con nosotras para cualquier tarea en la que te podamos ayudar, desde la mentalidad empresarial hasta a poner precios a tus servicios, por ejemplo.
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